La nómina es el único documento que acredita qué debió cotizar la empresa en cada momento, y no solo para llevar un control de los ingresos mensuales. También porque contiene un desglose detallado que no figura en ningún otro registro oficial, y al que hay que prestar atención de cuando en cuando para confirmar que la cotización real se está reflejando de forma correcta.
El problema puede venir cuando se solicita una pensión de jubilación o una incapacidad permanente y las bases de cotización no coinciden con lo que hay en la Seguridad Social y se necesita recurrir a las nóminas para demostrarlo.
En cada nómina se recoge el salario bruto, las bases de cotización y la diferencia entre ambos cuando existe, de tal forma que si la empresa cotizó por debajo de ese bruto, la nómina puede demostrar que el trabajador no fue el que se equivocó. Además, sirve para reconstruir esos periodos en los que no se está conforme, por ejemplo, reclamar horas extras no abonadas, acreditar antigüedad en la empresa en casos de subida salarial según convenio o reclamar un grupo de cotización. Por eso, si no tenemos la nómina no hay forma de demostrarlo.
En los casos de incapacidad permanente, las nóminas permiten al Tribunal Médico (Equipo de Valoración de Incapacidades) de la Seguridad Social saber en que trabajaba el solicitante, así como la base reguladora, ya que de eso dependerá el grado y la cuantía. En los casos de la pensión de viudedad, sirven para demostrar las bases de cotización cuando estas no estaban completas.
Los plazos legales por lo que debes guardar tus nóminas
El artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores, fija un plazo de un año desde el día en que pudieron exigirse para reclamar las cantidades salariales adeudadas.
En el caso de tener deudas con la Seguridad Social, el plazo máximo para reclamarlas es de cuatro años tal y como recoge el artículo 24.1 de la Ley General de la Seguridad Social, pero sabiendo que cualquier acto administrativo o reclamación pausan dicho plazo.
En el caso de la pensión, el guardar nóminas durante varias décadas puede ser necesario y aconsejable. El motivo es que el método de cálculo de la pensión de jubilación de la Seguridad Social tiene en cuenta las cotizaciones de los últimos 25 años, aunque con el nuevo sistema dual se tiene en cuenta una nueva fórmula en la que se tiene en cuenta los últimos 29 descartando los dos peores.
Un error en las bases de cotización puede provocar que la cuantía se vea perjudicada y por ese motivo es recomendable guardar las nóminas durante 10 años o más, para poder así reconstruir el historial y demostrar los salarios que no se percibieron.
Cómo actuar si el error se detecta tarde
Si al revisar el informe de bases de cotización aparece una diferencia respecto a la nómina, el trabajador dispone de tres vías:
- Reclamar directamente a la empresa, con la certificación bancaria del ingreso y la nómina original como soporte.
- Presentar denuncia ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que puede levantar acta de liquidación de las cuotas no ingresadas.
- Acudir al juzgado de lo social en demanda de reconocimiento de la base correcta, una opción indicada sobre todo cuando la empresa niega los hechos.
Sin la nómina conservada, ninguna de las tres opciones cuenta con respaldo documental suficiente. La Seguridad Social puede aportar la base que la empresa declaró, pero no el detalle que justifique por qué resultó inferior al salario pactado.
Cómo conservarlas sin que ocupen espacio
La opción más práctica consiste en escanear cada nómina en PDF y archivarla en una carpeta por año dentro de un almacenamiento en la nube. Para quien ya las recibe en formato digital, basta con descargarlas cada mes del portal del empleado de la empresa. Conviene mantener además la copia firmada cuando exista, porque algunos juzgados de lo social exigen la firma como prueba de aceptación del recibo.
El artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores solo obliga al empresario a entregar al trabajador un recibo individual justificativo del pago. La conservación es otra cosa: el artículo 21.1 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, la LISOS, fija en cuatro años el plazo durante el cual la empresa debe guardar esos recibos y los documentos de cotización, bajo sanción por infracción leve. Esa obligación protege al pagador frente a la Inspección, no al trabajador. Pasado ese plazo la empresa puede destruir los registros, de modo que el archivo personal del propio empleado es la única garantía a largo plazo.
