Tirar las nóminas viejas es una costumbre habitual. Quien llega a la jubilación o solicita una incapacidad permanente lo descubre tarde. La Seguridad Social conserva las bases mensuales agregadas, pero no el desglose de cada concepto, las horas extra ni los pluses cotizables. La nómina es el documento que acredita qué debió cotizar la empresa en cada momento.
La nómina recoge el sueldo bruto pactado, la base de cotización aplicada y la diferencia entre ambos cuando existe. Si una empresa cotizó por debajo del bruto, la nómina demuestra que el trabajador no fue cómplice del error. Sirve también para reconstruir periodos en los que la empresa desapareció, para reclamar cantidades pendientes en convenios concursales y para acreditar antigüedad cuando se solicita un complemento por mínimos o se discute un grupo de cotización.
En procesos de incapacidad permanente, las nóminas permiten al tribunal médico y al INSS verificar la base reguladora aplicada. En la pensión de viudedad, son la prueba que el cónyuge superviviente puede aportar si las bases del causante figuran incompletas.
Los plazos legales que conviene conocer
El artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores fija en un año el plazo para reclamar al empresario cantidades salariales adeudadas, contado desde el día en que pudieron exigirse. El artículo 24.1 de la Ley General de la Seguridad Social establece cuatro años para reclamar cotizaciones indebidamente declaradas, plazo que se interrumpe con cualquier actuación administrativa o reclamación formal.
A efectos de pensión, en cambio, las nóminas pueden seguir siendo útiles cuarenta años después. El periodo de cómputo de la base reguladora abarca las últimas dos décadas y media de carrera laboral, y errores antiguos pueden requerir prueba documental incluso aunque la prescripción ya impida reclamar la diferencia económica. En esos casos sirven para reconstruir el historial, no para recuperar dinero.
Qué hacer si descubres un error tarde
Si al revisar el informe de bases de cotización aparece una diferencia respecto a la nómina, hay tres vías. La primera es reclamar directamente a la empresa con certificación bancaria y nómina original. La segunda es presentar denuncia ante la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social, que puede levantar acta de liquidación. La tercera es acudir al juzgado de lo social en demanda de reconocimiento de la base correcta, especialmente si la empresa niega los hechos.
Sin nómina conservada, ninguna de las tres vías tiene base probatoria sólida. La Seguridad Social puede aportar la base declarada, pero no el detalle que justifique por qué fue inferior al salario pactado.
Cómo guardarlas sin que ocupen sitio
La opción más práctica es escanear cada nómina en PDF y archivarla en una carpeta por año en almacenamiento en la nube. Para quien las recibe ya en digital, basta con descargarlas mensualmente del portal del empleado de la empresa. Conviene mantener también la copia firmada cuando exista, porque algunos juzgados de lo social exigen la firma como prueba de aceptación del recibo.
El artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores obliga al empresario a conservar y entregar los recibos de salarios durante cuatro años, pero esa obligación protege al pagador, no al trabajador. La empresa puede destruir los registros pasado ese tiempo, así que el archivo personal del propio empleado es la única garantía a largo plazo.