Hacienda avisa a los autónomos los requisitos para que sus gastos sean deducibles

Hacienda puede sancionar a los autónomos si no realizan bien las cálculos en sus declaraciones. Por mucha liquidación paralela que se haga, los trabajadores por cuenta propia deben tener claro que la declaración del IVA es un procedimiento obligatorio para todos los cotizantes del RETA de la Seguridad Social. Por eso, algunos dudan sobre qué requisitos debe tener un gasto para que sea deducible. Algo que la Agencia Tributaria explica con el fin de poner el mínimo de multas posibles.

Puede ser por error o no. Lo cierto es que la mayoría de estas sanciones vienen por intentar deducirse más gastos de lo que corresponde o incumplir alguna condición básica de la deducción en ese impuesto.

La confusión no es nueva porque, a diferencia de la Ley del IRPF que sí recoge qué gastos pueden desgravarse y cuáles no, no hay un listado para los del IVA. Únicamente se especifica que no pueden deducirse las joyas, el tabaco, los donativos y los gastos personales. En el artículo 95.1 del IVA se expresa que “los empresarios o profesionales no pueden deducirse las cuotas de las adquisiciones o importaciones de bienes que no provengan de la actividad profesional”.

En ese punto es cuando entra en escena la figura del gestor, la persona indicada para determinar, en función de la actividad, qué gasto es deducible y cuál no, ya que son los que conocen a fondo la legislación. Para facilitarles el trabajo, Hacienda sí que ha establecido cinco requisitos que debe cumplir todo gasto para entender que existe la posibilidad de ser deducibles.

Requisitos para que los gastos puedan ser deducidos en el IVA

Tal como recoge la Agencia Tributaria en su portal web, para que un profesional autónomo pueda deducir las cuotas del IVA en sus gastos debe cumplir con cinco requisitos imprescindibles. Corresponden con los que se detallan a continuación:

Estar dado de alta como empresario o trabajador por cuenta propia a efectos del IVA:

El lógico que para deducir un gasto haya que estar dado de alta en algún régimen de la Seguridad Social, como trabajador por cuenta propia, en el RETA, o como empresario. Esto es así porque los particulares no pueden hacer declaraciones de impuestos y tampoco tienen derecho a deducirse los gastos.

Efectuar operaciones que den derecho a dicha deducción:

Para deducir cualquier gasto del IVA, la actividad que desarrolla el autónomo tiene que estar sujeta a ese impuesto. Eso significa que no puede deducirse actividades como la asistencia sanitaria, enseñanza, operaciones inmobiliarias o asistencia social.

Las cuotas deben estar relacionadas con bienes o servicios que afecten a la actividad realizada:

Aquí es donde vienen las mayores dudas. ¿Qué cosas con deducibles y cuáles no? En primer lugar, hay que tener presente que cada negocio es un mundo, no será igual lo que se deduzca un zapatero que una agencia de viajes. Además, existen gastos como el del vehículo, en los que Hacienda duda sobre la vinculación profesional para casi todos los sectores de actividad, menos para los transportes, taxis y VTC.

Debe poseerse la factura o documento justificativo del derecho a deducción y estar incluido en el libro de registro de facturas:

Otro problema a la hora de deducir el IVA vienen cuando, por causas ajenas al autónomo, se pierde una factura y no se le aporta a la Agencia Tributaria en un requerimiento o se le aporta un documento que no es válido. Es posible que Hacienda liquide ese importe o imponga una sanción al autónomo.

Ejercer el derecho a la deducción en la declaración correspondiente, siempre que no supere el plazo de cuatro años siguientes al momento de devengo de las cuotas del IVA:

Lo más normal sería aplicar la deducción del gasto en la declaración trimestral. En caso de ser presentada fuera de plazo, la normativa sí permite que esos gastos queden desgravados antes de un tiempo que no puede ser mayor de cuatro años. 

Los expertos opinan que cuanto más tiempo pase desde que el gasto se efectuó, es más probable que Hacienda pida al trabajador por cuenta propia la justificación del gasto.