Adiós a las nóminas tal y como las conocemos: ahora deberán incluir este documento

El Consejo de Ministros aprobó en febrero la reforma laboral en la que se incluía la reducción de la jornada laboral a las 37,5 horas semanales y obligando a las empresas a entregar junto con la nómina un nuevo documento, en el que se registrara todas las horas trabajadas por cada empleado. Con esta medida, el Ministerio de Trabajo liderado por la Vicepresidenta Segunda, Yolanda Díaz busca seguir mejorando los derechos de los trabajadores mejorar la transparencia y combatir el fraude en la gestión de jornadas. A esta medida, se suma la última subida del Salario Mínimo Interprofesional a los 1.184 euros.

La medida, impulsada por el Ministerio de Trabajo, fue aprobada el pasado 4 de febrero de 2025 y en principio, entrará en vigor antes de finalizar el año, es decir, 1 de enero de 2026. España no será el único país, ya que países como Alemania o Francia ya aplican sistemas similares en las nóminas de sus trabajadores.

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El Ministerio justifica esta decisión siguiendo los datos de Eurostat, los cuales muestran que España se sitúa por encima de la media europea en número de horas trabajadas por semana. Además, el Ejecutivo ha respondido así a las peticiones de los sindicatos y a las recomendaciones de organismos como la Organización Internacional del Trabajo (OIT), que insiste en la necesidad de compatibilizar productividad y bienestar laboral.

Cómo funciona el nuevo registro horario

Las empresas estarán obligadas a entregar mensualmente un documento adjunto a la nómina que refleje el total de horas trabajadas por cada empleado. Este registro deberá especificar de forma diferenciada las horas ordinarias, complementarias y extraordinarias, incluyendo también cualquier interrupción que afecte al cómputo de la jornada.

El nuevo sistema sustituirá los tradicionales cuadrantes horarios por un registro diario digital, que deberá ser objetivo, fiable y accesible. Tal y como establece el anteproyecto de ley, el control de jornada se realizará directamente por el trabajador, al inicio y al final de su jornada laboral, sin que la empresa pueda modificar su contenido. Asimismo, el sistema deberá identificar de forma inequívoca al empleado y permitir el seguimiento de cualquier cambio realizado.

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Además, el registro deberá estar disponible en todo momento en el centro de trabajo, y tanto la Inspección de Trabajo como los representantes de los trabajadores podrán consultarlo de forma remota. Esto permitirá que las autoridades laborales realicen comprobaciones sin necesidad de desplazarse físicamente a la empresa.

Otro requisito clave es que el sistema garantice la interoperabilidad con los formatos utilizados habitualmente por las empresas y los organismos públicos, facilitando así la trazabilidad y la documentación de las jornadas. En el caso de los contratos a tiempo parcial, se introduce un nuevo control mensual: la empresa deberá totalizar la jornada y entregar un resumen de horas junto con la nómina, distinguiendo entre las ordinarias y las complementarias.

Como ocurre actualmente, la empresa estará obligada a conservar los registros durante un periodo mínimo de cuatro años, y durante ese tiempo podrán ser requeridos por la Inspección, los representantes sindicales o los propios trabajadores.

Multas de hasta 10.000 euros

La reforma endurece el régimen sancionador en materia de jornada laboral y registro horario. A diferencia del modelo anterior, las sanciones no se aplicarán por empresa, sino por cada trabajador afectado. Es decir, si una empresa incumple con 10 empleados, se impondrán 10 multas individuales.

Los importes se distribuyen en tres tramos según la gravedad de la infracción:

• De 1.000 a 2.000 euros en su grado mínimo.
• De 2.001 a 5.000 euros en su grado medio.
• De 5.001 a 10.000 euros en su grado máximo.

Además, si la empresa no acredita correctamente el registro horario, se presumirá que el trabajador ha realizado la jornada completa, incluidas las horas extraordinarias y complementarias, salvo prueba en contrario. Esta presunción también se aplicará al contrato de los empleados a tiempo parcial, que podrá considerarse como jornada completa si no se justifica adecuadamente.