La Inspección de Trabajo accederá online al registro horario y las multas por incumplirlo serán de hasta 10.000 euros por cada trabajador

La reducción de la jornada laboral se fundamenta en dos pilares básicos: el derecho a la desconexión digital y la reforma del registro horario. El Ministerio de Trabajo venía reiterándolo desde hace tiempo y así se ha plasmado en el acuerdo que firmaron el pasado viernes con los sindicatos CCOO y UGT (sin la patronal) y que tendrá que aprobarse ahora en Consejo de Ministros (previsiblemente a principios de enero) y en el Congreso de los Diputados. 

Centrándonos en el registro horario, que se enmarca en el apartado 5 del artículo 1 del texto, se implantarán importantes cambios a través de un nuevo artículo 34. Bis en el Estatuto de los Trabajadores. Primero, porque desaparecen los clásicos cuadrantes: las empresas estarán obligadas a contar un registro diario de la jornada realizado por medios digitales. Esto es, que sea digital, además de objetivo y fiable.

Otro punto muy importante es que la Inspección de Trabajo, los representantes legales de los trabajadores y los propios trabajadores podrán acceder “de forma inmediata” al registro en el centro de trabajo “y en cualquier momento”. Con el añadido de que la Inspección y los representantes también podrán acceder de manera remota (de forma online). De ese modo, los inspectores de trabajo podrán consultar el registro horario de cualquier empresa en cualquier momento y sin tener que personificarse en el centro.

Otros requisitos del nuevo registro horario

En el texto, además de lo anterior, se enumeran otros requisitos que deberá cumplir el nuevo registro horario, que son:

• Los empleados “practicarán los asientos de forma personal y directa, inmediatamente al inicio y finalización de cada jornada, de forma  que la empresa no pueda condicionar su contenido”. También tendrán que registrar todas las interrupciones de la misma que afecten a su cómputo. De la misma forma, “los asientos identificarán de manera desagregada si las horas realizadas son ordinarias, extraordinarias o complementarias”.
• Deberá permitir identificar inequívocamente al trabajador, así como las eventuales modificaciones de los asientos efectuados. Esto se hace para “garantizar la autenticidad y la trazabilidad de los datos reflejados”.
• La información deberá figurar “en un formato tratable, legible y compatible con los de uso generalizado tanto para la empresa como para las personas trabajadoras y las autoridades competentes, que permita su documentación y la obtención de copias”. El sistema de registro garantizará la interoperabilidad que permita su acceso y gestión.

Como ocurre actualmente, la empresa extraña obligada a conservar los registros durante 4 años, periodo en el que los trabajadores, sus representantes legales o la Inspección de Trabajo podrá requerirlos. Ahora, en el caso de los empleados a tiempo parcial, se introduce otra novedad de control: obligatoriamente su jornada se totalizará mensualmente, debiendo entregar la empresa, junto con la nómina, una copia del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias.

Multas de 10.000 euros por cada trabajador si se incumple

A través de la reducción de jornada, también se van a endurecer las sanciones por los incumplimientos en materia de tiempo de trabajo (jornada laboral, vacaciones, descansos, horas extraordinarias…). Por un lado, aumentan las cuantías, de forma que si actualmente llegan hasta los 7.500 euros, ahora alcanzarán los 10.000 euros en los casos más graves. 

En concreto, pasarán a estar entre los 1.000 y 2.000 euros en su grado mínimo; entre los 2.001 y 5.000 euros en su grado medio; y entre los 5.001 y 10.000 euros en su grado máximo. Pero, además, a diferencia de ahora, en el caso del incumplimiento del registro horario, esta sanción no se aplicará por empresa, sino por cada trabajador. Es decir, si una empresa ha incumplido con lo dispuesto para el registro horario con 10 trabajadores, no se pondrá una sola multa, sino un total de 10 (una por cada uno).

En este sentido, la norma también refleja que será la empresa la responsable de acreditar el cumplimiento de los requisitos anteriores. Si no lo hace, además de poder ser sancionada, dará lugar a que se presuma realizada la jornada ordinaria de trabajo, así como las horas extraordinarias y complementarias manifestadas por la persona trabajadora (salvo prueba en contrario);  a que se presuma a jornada completa el contrato de los empleados a tiempo parcial (salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios); y a que la totalidad del periodo transcurrido entre el inicio y el fin de la jornada, reflejado en el registro, se considere tiempo de trabajo efectivo.

Asimismo, si no se identifican como tal, el tiempo de trabajo que exceda de la jornada diaria, y se muestre en los registros, se considerará según proceda como horas extraordinarias o complementarias. 

Pendiente de desarrollo reglamentario

A pesar de todo lo anterior, en el texto se recoge que “reglamentariamente se establecerán los demás requisitos y contenidos que debe garantizar el registro para cumplir su finalidad y contendrá, en todo caso, las formas de identificación de la utilización o compensación de la utilización irregular de la jornada”. 

Cuándo entrará en vigor el nuevo registro horario

Según se recoge en el texto, toda esta materia relacionada con el registro horario entrará en vigor 6 meses después de la publicación de la norma en el Boletín Oficial del Estado (BOE), a excepción de la obligación de interoperabilidad y accesibilidad remota al registro, que sí entrará cuando se determine en el reglamento de desarrollo del artículo 34.bis del Estatuto de los Trabajadores. En último lugar, señalar que en el pacto también se ha fijado que los trabajadores no podrán resultar perjudicados “por practicar los asientos en el registro o por ejercitar cualesquiera otros derechos vinculados al registro de su jornada”.