Cómo comunicarse con un empleado correctamente cuando hay un problema

Comunicarse con un empleado cuando ocurre un problema de carácter grave es importante y fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. Cuando un responsable tiene una conversación con un empleado, sea en el tono que sea, dicha conversación no queda registrada de ninguna manera. Es por ello que para que todo marche lo mejor posible entre ambas partes, esta comunicación debe ser por escrito.

Tal y como señala el portal especializado en empleo Infojobs, comunicarse por escrito con un empleado es una buena manera de:

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1. Exponer claramente el problema que está sobre la mesa, con rigor y amplitud.
2. Plasmar lo sucedido y la intención de resolución.
3. Dejar constancia para que dicha situación pueda ayudar a resolver futuros problemas.

Comunicación de una empresa con sus empleados por escrito

Para que una empresa se comunique de forma exitosa con sus empleados no es necesario se haga de una forma puramente formal. Simplemente, hay que mantener las formas y ser claros y rigurosos para que la comunicación sea fluida y efectiva.

A continuación se detallan algunas pautas claves que señala Infojobs sobre como una empresa puede comunicarse por escrito con sus empleados de forma exitosa:

Evitar redactar el documento en un momento de enfado

El documento a redactar no se trata de un desahogo por parte de la empresa, es por ello que lo recomendable es no hacerlo en un momento de enfado, ya que se hará bajo la influencia de los sentimientos y emociones del momento. Es recomendable dejar pasar un tiempo prudencial para escribirlo y enviarlo a la persona destinataria.

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Estructurar el texto y documentar el problema

Antes de redactar dicho documento habrá que tener clara la estructura de dicho texto en la que se tendrá que tener en cuenta claramente los siguientes aspectos:

• La exposición del problema y documentación del mismo, aportando por ejemplo informes, hechos, registros de jornada, etc.
• Desarrollo de los inconvenientes o repercusiones que haya originado. Por ejemplo, si un empleado no está en su puesto de trabajo a la hora que le corresponda, los demás empleados deberán asumir injustamente su carga de trabajo.
• La solución propuesta que se adoptará bien de forma pactada o unilateral.

Siempre por delante la política de empresa

Si un empleado ha sido advertido en diferentes ocasiones previamente, es posible que este piense que puede ser algo personal. Para demostrar que esto no es así, debemos de ceñirnos a la política de empresa, citando por ejemplo y adjuntando los artículos del código disciplinario de la misma que se hayan incumplido. De esta forma quedará claramente demostrado que el trabajador ha incumplido unas normas concretas recogidas en dicha política.

Comunicarse por escrito con propuestas de mejora que sean reales

La empresa debe tratar en su escrito de ser clara y concisa, para que una vez expuesto dicho problema,  al empleado no le queden dudas sobre qué hacer o no hacer y pueda desembocar en algún malentendido.

Para ello se recomienda establecer de una forma clara qué espera la empresa del trabajador a partir de ese momento y cuáles serán las consecuencias en el caso de que no cumpla.

Entregar el documento escrito en persona y en presencia de testigos

Una vez redactado el documento, es importante que se le entregue en mano al empleado y siempre en presencia de algún testigo que pueda confirmar que dicha reunión se ha llevado a cabo. Es importante que se hagan dos copias del mismo, una para la empresa y otra para el trabajador, ambas firmadas y fechadas correctamente.

Dicha reunión servirá además para expresar de forma oral y tranquilamente lo relatado en el documento, dando la oportunidad al empleado de preguntar cualquier duda al respecto que le pueda surgir y la empresa explicar y documentar en el caso de que fuera necesario.