Cerca del 35% de los autónomos y pequeñas y medianas empresas en España continúa registrando la jornada laboral de sus empleados en papel o mediante hojas de Excel, un método que quedará prohibido con la entrada en vigor del nuevo registro horario digital que prepara el Gobierno. Así lo recoge el Observatorio TeamSystem: Radiografía y diagnóstico de pymes, autónomos y asesorías, un informe elaborado por Ipsos a partir de 1.200 entrevistas a empresas, trabajadores por cuenta propia y despachos profesionales.
El estudio señala que muchas empresas no están preparadas para un cambio normativo que, aunque aún no tiene fecha de aplicación, se esperaba inicialmente para 2025. El nuevo real decreto exigirá que el registro horario cuente con soporte digital y sistemas trazables, lo que excluirá definitivamente los formatos manuales o fácilmente manipulables. La norma no modificará la duración máxima de la jornada, los descansos ni el régimen de horas extraordinarias, pero sí permitirá a la Inspección comprobar que se cumplen y que los empleados son retribuidos correctamente.
Bajo nivel de digitalización y desconocimiento
Uno de los datos más reveladores del informe es que solo el 10% de los autónomos y pymes utiliza actualmente aplicaciones móviles para el fichaje horario. A ello se suma un notable desconocimiento de la obligación legal. El 34% desconoce que el registro digital será obligatorio y apenas el 23% afirma estar bien informado sobre los cambios que se avecinan.
La situación se complica aún más en el ámbito de las asesorías. Aunque la mayoría de los autónomos prevé delegar el cumplimiento de la norma en su gestor, únicamente uno de cada tres asesores planea ofrecer a sus clientes un sistema de fichaje digital integrado. Este desajuste es relevante porque el registro horario dejará de ser un trámite interno y pasará a tener valor legal, clave para evitar sanciones.
Multas de hasta 10.000 euros por trabajador
El régimen sancionador previsto eleva de forma significativa el riesgo para las empresas que lo incumplan. Las infracciones leves, asociadas a errores menores en los registros, podrán acarrear multas de hasta 750 euros. Las graves, como la ausencia de registro o su carácter inadecuado, alcanzarán los 7.500 euros. En los casos más severos, cuando exista manipulación o falseamiento de datos, las sanciones podrán llegar a 10.000 euros por trabajador, aplicadas de forma individual por cada empleado afectado.
Pese a ello, TeamSystem subraya que el nuevo sistema no debe interpretarse únicamente como un mecanismo punitivo. La responsabilidad principal seguirá recayendo en la empresa y las multas a trabajadores solo se contemplan en supuestos de incumplimiento individual muy concretos.
Una oportunidad poco percibida
Más allá del plano sancionador, el informe pone de relieve una escasa percepción de las ventajas del fichaje digital, especialmente en un tejido empresarial dominado por micropymes. Aunque esta tecnología permite optimizar la gestión del tiempo, reducir riesgos legales y aumentar la transparencia, la mitad de los autónomos y pymes no la asocia aún con una mayor eficiencia. Solo un 23% cree que podría mejorar su situación, pese a su potencial impacto en la productividad.
Entre quienes sí ven beneficios, el 72% considera que el registro digital facilitaría un mejor control de las horas trabajadas, mientras que el 45% estima que ahorraría tiempo administrativo y reduciría errores. Pese a todo, el 37% de los autónomos y pymes considera que cumplir la nueva norma será uno de sus mayores retos en 2026.
Diferencias territoriales
El grado de aceptación del cambio también varía por regiones. Los autónomos y pymes de Levante y Canarias se muestran como los más optimistas, con un 25% favorable al fichaje digital, frente al centro peninsular, que concentra el mayor escepticismo, con un 15% de opiniones negativas. Este clima se refleja en la baja implantación de estas herramientas en los negocios más pequeños, donde el tamaño de la plantilla reduce la percepción de urgencia.
Para Emilio de la Fuente, consejero delegado de TeamSystem España, la falta de un calendario claro añade incertidumbre, pero no resta importancia al cambio. “Más allá de esta incertidumbre regulatoria, estamos ante una oportunidad para mejorar la productividad, optimizar los flujos de trabajo, gestionar mejor las ausencias y planificar turnos de forma más eficiente, utilizando datos objetivos para la toma de decisiones estratégicas”, señala.
El informe muestra así el retraso tecnológico y la falta de información en buena parte de las empresas, justo cuando el control horario digital está a punto de convertirse en un elemento clave de la regulación laboral en España.
