El Ministerio de Trabajo y Economía Social ultima la aprobación del nuevo Real Decreto sobre registro de jornada, que endurece las condiciones del control horario e introduce la obligación de que todos los registros sean digitales, verificables y accesibles de forma inmediata para la Inspección de Trabajo.
El texto, que puede ser aprobado por el Gobierno sin pasar por el Parlamento, ya se ha sacado a audiencia e información pública y, tal y como anunció la propia ministra de Trabajo y vicepresidenta segunda del Gobierno, Yolanda Díaz, entraría en vigor a los veinte días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado, previsiblemente a comienzos de 2026. Ahora, para que eso ocurra, primero debe recibir los informes favorables del Consejo de Estado y la Agencia Española de Protección de Datos y posteriormente aprobarse en el Consejo de Ministros.
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Adiós al papel: registro digital obligatorio y con trazabilidad total
El borrador elimina de forma definitiva el uso de hojas de firma o plantillas de Excel como métodos de registro. El nuevo sistema deberá realizarse exclusivamente por medios digitales, ser “objetivo, fiable y accesible” y permitir verificar los datos sin posibilidad de manipulación.
Además, el decreto introduce un elemento clave: cualquier modificación en el registro deberá dejar una huella clara e indeleble, indicando quién realizó el cambio y cuándo. Sólo podrá alterarse un fichaje con la autorización simultánea de la empresa y del trabajador.
El empleado será siempre quien realice su propio fichaje y deberá identificarse con sus datos personales mínimos para garantizar la validez del registro.
Más detalle en el registro: pausas, teletrabajo y horas extraordinarias
La nueva normativa exige que los registros incluyan toda la jornada completa, no solo la hora de entrada y salida. Deberán reflejar las pausas que no se consideren tiempo de trabajo efectivo, como descansos o tiempos de espera, así como si la jornada es presencial o a distancia.
Uno de los aspectos más novedosos es que el sistema deberá identificar si las horas son ordinarias, extraordinarias o complementarias. En caso de horas extra, se deberá indicar si se compensan con descanso o se abonan económicamente, y distinguir si se realizan por motivos urgentes, como siniestros o incidencias excepcionales.
El registro también deberá reflejar los tiempos de disponibilidad no computados como trabajo efectivo, las interrupciones de la desconexión digital y las horas derivadas de fórmulas de conciliación o flexibilidad laboral.
Acceso remoto de la Inspección y derecho de los trabajadores a obtener copia
El sistema deberá garantizar que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social pueda acceder a los registros “en cualquier momento y de forma inmediata”, tanto de manera presencial como remota. El objetivo es permitir un control más ágil y disuasorio de los abusos horarios.
A su vez, los trabajadores tendrán derecho a consultar y descargar una copia de su registro en cualquier momento, al menos desde su lugar de trabajo. El decreto también obligará a las empresas a entregar junto a la nómina un resumen mensual de las horas trabajadas, incluidas las extraordinarias.
Los representantes legales de los trabajadores podrán solicitar acceso a los registros globales de la plantilla, respetando los principios de proporcionalidad y minimización de datos personales.
Soluciones digitales para cumplir con la normativa
La nueva obligación está impulsando la adopción de software de control horario especializado entre las pequeñas y medianas empresas. Programas como Kronjop ofrecen fichaje desde diferentes dispositivos o mediante código QR y lo más importante, su equipo ofrece asesoramiento legal en caso de inspección de trabajo.
Otras herramientas como Timewriter o Employment Hero también ofrecen sistemas de registro en la nube que permiten fichar desde cualquier dispositivo, generar informes automáticos válidos ante la Inspección y mantener trazabilidad completa de los datos.
Según los expertos, la digitalización del registro horario supondrá un cambio estructural en la gestión del tiempo en España, donde más del 65 % de las pymes aún no utiliza sistemas automatizados.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de estas sanciones, como ya ocurre ahora, podrá ser motivo de sanción. Inicialmente, en el proyecto de ley para la reducción de la jornada laboral (que fue tumbado en el Congreso), estaba previsto aumentar la cuantía de las multas hasta los 10.000 euros en los casos más graves, y por cada trabajador afectado.
Sin embargo, esta es una de las limitaciones que presenta el decreto, cayéndose de momento el aumento de las mismas. De ese modo, de momento, las sanciones por incumplir con el nuevo registro horario seguirán igual, pudiendo suponer una multa de entre 751 y 7.500 euros.
El Ministerio de Trabajo subraya que la nueva normativa busca “reducir la litigiosidad y reforzar la protección de los derechos laborales”, en especial frente a las jornadas prolongadas o no declaradas.
Un paso más hacia la digitalización del trabajo
El nuevo decreto consolida la transición hacia un modelo laboral completamente digital, donde cada minuto trabajado quedará documentado, auditado y protegido.
A partir de su entrada en vigor, el registro horario dejará de ser un documento estático para convertirse en una base de datos viva, accesible en tiempo real y con valor probatorio pleno.
Para las empresas, el mensaje es claro: adaptarse pronto no solo evitará sanciones, sino que facilitará una gestión más eficiente y transparente del tiempo de trabajo.