Un equipo formado por cuatro funcionarios de la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid ha creado un proyecto con el que quieren facilitar el acceso a los servicios públicos de la Comunidad a más de 600.000 madrileños, haciendo uso de la inteligencia artificial para digitalizar formularios y agilizar los trámites administrativos. El equipo con el nombre de “Fórmula IA” ha sido presentado esta semana en el Digitaliza Challenge (un concurso promovido por la Consejería de Digitalización para fomentar la innovación entre empleados públicos), y aspira a “integrar como uno más” a quienes actualmente permanecen excluidos del sistema por dificultades de acceso digital o barreras físicas.
La idea nace de la necesidad de acercar lo digital a las personas que presentan mayores dificultades como son los mayores o las personas con discapacidad, los cuales todavía continúan sin poder realizar trámites de forma ordinaria ante la administración. “Ciudadanos mayores, personas con discapacidad o quienes no disponen de recursos digitales se encuentran a menudo excluidos”, explica Graciela Prada Ruiz, una de las impulsoras del proyecto. Según cifras recogidas por estos empleados, la tasa de abandono de trámites en estos colectivos alcanza el 27%.
Simplificar los trámites de la administración
El grupo propone digitalizar hasta 50.000 formularios manuscritos que, según sus estimaciones, permanecen activos en la Comunidad, recurriendo a una “IA de última generación” capaz de interpretar y transformar documentos físicos en registros electrónicos accesibles. El objetivo último es que cualquier persona pueda completar gestiones sin requerir conocimientos técnicos avanzados, ni depender de dispositivos como ordenadores o escáneres. “Hay personas que solo saben utilizar el móvil, pero muchas ni siquiera eso”, señala Prada Ruiz, quien insiste en la necesidad de herramientas intuitivas y accesibles.
El proyecto contempla, además, empoderar a los propios funcionarios mediante plataformas ‘low-code’, que les permitan rediseñar y simplificar procedimientos administrativos sin necesidad de programar. La simplificación, sostienen, podría reducir el tiempo de espera de semanas o días a apenas minutos y eliminar buena parte de la carga burocrática, al tiempo que contribuye a la sostenibilidad medioambiental. De hecho, la digitalización integral de formularios podría evitar la emisión de hasta una tonelada de CO₂ anual, según explican.
Reducir la brecha digital
Más allá de la barrera digital, la propuesta subraya el reto de la accesibilidad, para ello, citan un ejemplo en el que las personas ciegas, que actualmente deben recurrir a teclados adaptados o procesos especialmente tediosos para completar trámites básicos. El sistema permitiría, por ejemplo, que un funcionario simplemente fotografiase el documento aportado por el ciudadano, de modo que la gestión quedara resuelta de inmediato y sin pasos adicionales para el usuario.
Tal y como explican, la brecha digital sigue siendo uno de los mayores problemas entre las personas que no lo dominan y las administraciones de España. Diversos informes del Instituto Nacional de Estadística (INE) y organismos especializados aluden del impacto de esta desigualdad en el acceso a derechos y servicios, particularmente entre la población mayor de 65 años.
En este sentido, no hay que olvidar que la Estrategia España Digital 2026 y los fondos europeos Next Generation sitúan a la digitalización inclusiva como una prioridad, aunque si bien es cierto, todavía parece ser una materia pendiente y obstáculo para muchas administraciones.
Aunque la propuesta de “Fórmula IA” no fue seleccionada como ganadora en el certamen de la Consejería (lo que habría garantizado su despliegue inmediato), el equipo mantiene todavía la esperanza de que su iniciativa sea recogida por el Gobierno liderado por Díaz Ayuso. “Nos han dicho que les interesa mucho. Yo pienso que le faltaba una parte de accesibilidad que nosotros podríamos incorporar”, señala Prada Ruiz. Por ahora, quedan por conocer detalles como la hoja de ruta, la inversión prevista o el grado de desarrollo técnico del sistema propuesto, así como la valoración de asociaciones de usuarios afectados.
