Declaración de la renta obligatoria para todos los autónomos: ¿qué gastos se pueden deducir?

La campaña de la renta de 2025-2026 vuelve a plantear la misma duda para los tres millones y medio de autónomos que trabajan en España, siendo esta qué pueden deducirse y qué no. La Agencia Tributaria acepta la deducción de los gastos en los que incurre el autónomo para desarrollar su actividad económica, pero los somete a condiciones estrictas de justificación. Un gasto deducible que no se acompaña de factura, que no está registrado en los libros o que Hacienda considera ajeno a la actividad puede convertirse en una sanción.

La mayor parte de los autónomos tributa en estimación directa simplificada, el régimen aplicable a quienes facturan menos de 600.000 euros anuales. Dentro de este régimen, los gastos deducibles se agrupan en dos grandes bloques: los que se deducen al 100% y los que tienen límites o porcentajes específicos.

Gastos que los autónomos pueden deducir al 100%

El primer bloque incluye los gastos que la normativa admite íntegramente, siempre que exista factura y vinculación con la actividad:

• Cuota de autónomos al RETA: la aportación mensual a la Seguridad Social se deduce en su totalidad. Es el gasto más habitual y el primero que conviene registrar.
• Alquiler de local u oficina: si el autónomo trabaja en un espacio arrendado exclusivamente para su actividad, el importe íntegro del alquiler es deducible.
• Sueldos y costes laborales: los salarios de los empleados contratados, las pagas extraordinarias y las cotizaciones sociales de esos trabajadores tienen deducción completa.
• Material de oficina y herramientas de trabajo: desde un ordenador hasta una sierra, si el bien es necesario para la actividad y está amortizado conforme a las tablas oficiales, el gasto es deducible.
• Software, licencias y suscripciones profesionales: las herramientas digitales necesarias para el trabajo, el alojamiento web, las plataformas de diseño o las aplicaciones de gestión contable se deducen al 100%.
• Publicidad y marketing: los anuncios en redes sociales, el diseño del logotipo, la impresión de tarjetas o los gastos de una campaña de Google Ads son gastos deducibles en su totalidad.
• Gestoría, asesoría y servicios legales: los honorarios del gestor o del abogado que asesoran al autónomo en su actividad profesional se deducen íntegramente.
• Formación relacionada con la actividad: un curso de contabilidad para un electricista o un máster en diseño web para una diseñadora freelance son gastos deducibles si existe relación directa con la actividad declarada.
• Seguros profesionales: el seguro de responsabilidad civil y los seguros vinculados al negocio tienen deducción completa.
• Intereses de préstamos profesionales: los intereses de un crédito destinado a financiar la actividad son deducibles. No así la devolución del capital.

Gastos con límite o porcentaje

El segundo bloque incluye gastos que los autónomos también pueden deducir pero con límites que la normativa fija de forma expresa.

Teléfono móvil de uso mixto. Cuando el mismo terminal se usa para llamadas personales y profesionales, la Agencia Tributaria admite la deducción del 50% de la factura. No exige justificar la proporción: la mitad es el límite reconocido salvo que el autónomo acredite un porcentaje de uso profesional superior.

Suministros del hogar para quien trabaja desde casa. El autónomo que desarrolla su actividad en su vivienda habitual puede deducir los gastos de luz, agua, gas e internet, pero no en su totalidad. La fórmula oficial es el 30% del importe de la factura, multiplicado por el porcentaje de metros cuadrados que corresponden al espacio afecto a la actividad sobre el total de la vivienda. Si el despacho ocupa el 20% de la superficie total y la factura de la luz es de 100 euros, la deducción máxima es de 6 euros. El alquiler de la vivienda, en cambio, no es deducible.

Dietas y manutención. Los gastos de comida en los desplazamientos profesionales son deducibles dentro de estos límites, siempre que el pago se realice con tarjeta o medios electrónicos (no en efectivo) y exista ticket o factura:

• En España, sin pernocta: 26,67 euros por día
• En España, con pernocta: 53,34 euros por día
• En el extranjero, sin pernocta: 48,08 euros por día
• En el extranjero, con pernocta: 91,35 euros por día

Seguro de salud. El autónomo puede deducir las primas del seguro médico privado hasta 500 euros por persona (el propio autónomo, el cónyuge y los hijos menores de 25 años que convivan con él). Si el autónomo tiene reconocida alguna discapacidad, el límite sube a 1.500 euros por persona.

Deducir los gastos del vehículo

El vehículo es el gasto que más fricciones genera con la Agencia Tributaria. La normativa del IRPF exige que el turismo esté afecto exclusivamente a la actividad para permitir la deducción al 100%. Es decir, no basta con usarlo habitualmente para trabajar si también se utiliza para desplazamientos personales. En la práctica, Hacienda rechaza la deducción de turismos con uso mixto en IRPF.

El IVA para los turismos se aplica una presunción legal de afectación del 50%, lo que permite deducir la mitad del IVA soportado en la compra y en los gastos de mantenimiento y carburante, sin necesidad de justificar el porcentaje de uso profesional.

Lo que sí admite Hacienda sin discusión son los peajes y el aparcamiento vinculados a desplazamientos profesionales, con deducción al 100% en IRPF y en IVA.

Los gastos de difícil justificación y que casi nadie aplica

La estimación directa simplificada incluye una partida que muchos autónomos desconocen o no aplican, siendo esto los gastos de difícil justificación. La ley permite deducir el 5% del rendimiento neto previo de la actividad, con un límite máximo de 2.000 euros anuales, sin necesidad de aportar facturas que los acrediten.

Este porcentaje está pensado para cubrir pequeños gastos inevitables pero difíciles de documentar como puede ser el material de trabajo de importe menor, desplazamientos puntuales o consumibles varios. No se puede acumular con la deducción por trabajo en estimación directa normal. Y no aplica en el régimen de estimación objetiva (módulos).

Los tres requisitos que Hacienda exige en toda deducción

Un gasto puede ser perfectamente legítimo y aun así no ser aceptado por Hacienda si no cumple los tres requisitos formales que establece la normativa:

1. Vinculación con la actividad. El gasto debe ser necesario para obtener los ingresos declarados. Un fisioterapeuta puede deducir una camilla; un programador, difícilmente.
2. Factura completa. No basta el ticket de caja. La factura debe incluir el nombre o razón social del autónomo, su NIF y el desglose del IVA. Los gastos menores tienen más margen, pero la factura sigue siendo la garantía frente a una inspección.
3. Registro contable. El gasto debe figurar en el libro de gastos e inversiones. Si no está anotado en el ejercicio correspondiente, Hacienda puede rechazar la deducción aunque la factura exista.

Los autónomos con dudas sobre la deducibilidad de un gasto concreto pueden consultar la sede electrónica de la Agencia Tributaria o solicitar cita en su delegación de Hacienda. Ante una inspección, la documentación ordenada y los libros contables actualizados son la mejor defensa.