Cómo y dónde compulsar documentos de manera oficial

Son muchos los trámites que debemos de llevar a cabo en nuestra vida diaria y que requieren de compulsar documentos. Para ejercer casi cualquier actividad personal o profesional, como incorporarnos a un puesto laboral o solicitar una beca, siempre existe alguna documentación a entregar. Es aquí donde en más de una ocasión se nos exigirá la entrega de documentos compulsados. 

Ahora, ¿qué es la compulsa de documentos? Es dar veracidad a un documento. Para ellos se acude a un organismo oficial donde, tras ser verificado emite una copia con un sello de la dependencias. Por ejemplo, para solicitar una compulsa del DNI, se acudirá a una Comisaría de Policía y tras verificar los documentos se sellarán una copia de estos dando validez.

Dónde y cómo se pueden compulsar los documentos

Dependiendo del documento que queramos compulsar, tendremos que irnos a un organismo u otro. Aquí distinguiremos entre dos tipos de trámites, dependiendo de quién nos solicite dichos documentos. Tendremos así los pertenecientes a las administraciones públicas y los de entidades privadas. 

Trámites derivados de la Administración Pública 

En caso de necesitar realizar este trámite a petición de la Administración Pública, las propias oficinas del organismo en la que se ha exigido dichos documentos compulsados son las que deberán encargarse de dicha tarea. Así, solo se tendrá que acudir al la oficina del organismo en cuestión y presentar tanto el documento original como su fotocopia, que nunca podrá ser en fondo negro. Este trámite es gratis.

Esta oficina pasará a la comprobación de los documentos y realizará la compulsa. Una vez realizada, se devolverá al momento el documento original y unirán la copia compulsada a la solicitud que deseamos realizar. En la copia compulsada, aparecerá el sello o la acreditación que le da validez, el número identificativo, la firma del que la compulsa y la fecha de emisión.

Ejemplo. Imaginemos que deseamos acceder a un subsidio por desempleo en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y se nos solicita una copia compulsada de nuestro DNI. Al tratarse de un organismo adscrito a la Administración Pública, deberá de ser en la propia oficina del SEPE donde nos hagan la gestión. El funcionario que nos atienda nos pedirá el documento original y la copia del mismo, tras su comprobación, finalmente validará los documentos quedando registrada la compulsa.

En muchos ayuntamientos también es posible compulsar documentos. En concreto, en las oficinas de Ventanilla Única. Para este caso se tendrá que comprobar si el ayuntamiento de nuestra localidad permite la compulsa de documentos para trámites ajenos a su organismo. 

Trámites derivados de entidades privadas

Existe la posibilidad, si bien menos común, de que debamos realizar la compulsa para entidades privadas. En este caso, si nuestro ayuntamiento no lo realiza ajenas a sus propios trámites, tendremos que contratar el servicio de una notaría. Deberemos acudir al notario siguiendo el mismo procedimiento: presentaremos el documento original y la copia, la comprobarán y después la compulsarán facilitándonos un resguardo con la fecha y firma de la entidad emisora.

Compulsar documentos de forma electrónica

Las nuevas tecnologías también han llegado para realizar la compulsa de documentos, creándose un sistema que verifica la autenticidad de los documentos emitidos por la Administración Pública. Eso se consigue con el Código Seguro de Verificación (CSV), que incorpora dichos documentos.

Gracias al mismo, como usuarios podríamos recuperar los documentos que se han digitalizado por parte de cualquier organismo público a través de este código único, que suele aparecer en la parte superior o lateral de dichos documentos. De esta forma, en caso de que nos exigieran documentos compulsados podríamos acudir directamente con el impreso del documento electrónico. El organismo público introduciría el CSV en el verificador correspondiente (cada uno tiene el suyo propio en su sede electrónica) y comprobaría su veracidad, pudiéndose descargar online también el documento. 

Compulsar documentos a través de Correos

Correos también ha implantado en sus oficinas el servicio ORVE, para la compulsa de documentos en formato digital. A través del mismo se puede realizar la compulsa y enviar directamente nuestros documentos en formato electrónico a cualquier administración pública adherida a este servicio.

Para su trámite se tendrá que acudir a cualquier oficina de Correos. Una vez allí, se presentará el documento original junto con la fotocopia del mismo. Esta fotocopia, como ha de ser digitalizada, deberá tener un formato A4, con los bordes lisos y sin encuadernar. Tras la entrega, se pasa a su comprobación. Si se aprueba su validez, se digitaliza y queda compulsada, para después proceder a su envío al organismo público que demande el solicitante. No obstante, este servicio no es gratuito suponiendo una tasa de 3,21 euros. 

¿Cuándo caducan los documentos compulsados?

Los documentos compulsados tienen la misma validez que el documento original. Así lo expone en el Real Decreto 772/1999. De ese modo un documento compulsado caduca cuando expira el documento original que hemos autentificado.